贸易
惠州市深同跃实业有限公司
项目背景
公司主营化妆品进出口，做欧美市场，涉及美元、欧元、港币多种货币结算。业务量扩张后，财务两个人每月对账要两周，业务员用 Excel 记录客户信用额度，老板不敢继续接大单。
核心问题
- 多货币手工汇率换算，每笔错误概率约 3%，年损失超 20 万
- 客户信用额度靠 Excel 管，业务员报单时不知道对方还有多少欠款
- 应收账款逾期超 30% 没有自动提醒，财务每周人工对账催款
- 进出口单据（发票、装箱单）手工做，一笔订单要花 2 小时
Odoo 实施过程
第1-2周
多货币财务配置
配置美元/欧元/港币汇率规则，绑定银行账户，设置汇兑损益科目，历史数据按货币分类导入
第2周
客户信用额度系统
在客户档案中设置信用额度上限，销售报单时系统自动校验可用额度，超额自动转审批
第3周
应收催款自动化
配置账期规则（Net30/Net60），到期前 7 天和到期当天自动发站内通知给业务员，财务可查全部逾期清单
第4周
单据模板定制
按欧美客户要求定制英文商业发票、Packing List 模板，一键生成打印，同步发 PDF 邮件
应用 Odoo 模块
业务流程总览
贸易管理平台
客户管理
客户信用评级
额度实时查询
超额自动拦截
合作历史记录
销售订单
多币种自动换算
订单利润预览
库存可用确认
交期自动排程
进出口单据
商业发票模板
装箱单自动生成
多语言支持
PDF邮件直达
应收账款
账期规则配置
逾期自动预警
催款通知推送
回款核销认领
财务报表
多币种合并报表
汇率损益计算
回款周期分析
经营利润看板
需求分析文档
惠州市深同跃实业有限公司 — 进出口贸易全流程管理
编制日期：2024-01-19
| 类别 | 内容 |
|---|---|
| 需求来源 | 财务部门对账痛点梳理 业务员订单操作观察 进出口单据模板收集 |
| 核心需求 | 多币种自动汇率换算 客户信用额度管控 应收账款逾期预警 进出口单据一键生成 |
| 上线目标 | 汇率换算错误降至 0 逾期率降至 10% 以下 单据制作 < 10 分钟 财务月结 < 5 天 |
Odoo 系统界面
本月订单
47
笔
订单金额
$128.5万
折合
待确认
8
笔
利润率
18.3%
平均
| 订单号 | 客户 | 产品 | 金额 | 状态 |
|---|---|---|---|---|
| SO-20240301 | ABC Corp | 口红套装 | $32,400 | 已确认 |
| SO-20240302 | XYZ GmbH | 泰式摩卡唇釉 | €85,200 | 生产中 |
| SO-20240303 | HK Trading | 小熊硅胶唇彩 | HK$156,000 | 待发货 |
| SO-20240304 | ABC Corp | 蝴蝶结唇彩口蜡套装 | $18,900 | 已出运 |
| SO-20240305 | Smith Ltd | 蝴蝶结液体皂 | €12,600 | 待确认 |
多币种订单确认
美元/欧元/港币自动换算，汇率实时获取，利润空间一目了然
客户总数
86
家
信用总额度
¥2,400万
已授信
已用额度
¥1,680万
70%
超额客户
3
家
| 客户 | 授信额度 | 已用额度 | 使用率 | 状态 |
|---|---|---|---|---|
| ABC Corp | $50万 | $42.3万 | 84.6% | 正常 |
| XYZ GmbH | €30万 | €28.1万 | 93.7% | ⚠预警 |
| HK Trading | HK$100万 | HK$62万 | 62% | 正常 |
| Smith Ltd | €15万 | €14.8万 | 98.7% | 🔴超额 |
| DEF Inc | $20万 | $11.2万 | 56% | 正常 |
客户信用看板
每个客户的额度使用情况、应收账款余额、超额订单状态实时可查
应收总额
¥860万
合计
未到期
¥520万
60.5%
逾期30天内
¥180万
20.9%
逾期30天以上
¥160万
18.6%
| 客户 | 应收金额 | 逾期天数 | 状态 | 催款 |
|---|---|---|---|---|
| ABC Corp | $18.5万 | 12天 | 未到期 | 正常 |
| XYZ GmbH | €22.8万 | 35天 | 逾期 | ⚠已催 |
| HK Trading | HK$45万 | 8天 | 未到期 | 正常 |
| Smith Ltd | €8.2万 | 62天 | 严重逾期 | 🔴二次催 |
| DEF Inc | $12万 | 3天 | 未到期 | 正常 |
应收账龄分析
逾期天数分级展示，超期自动变色预警，一键催款通知
本月发票
52
份
已发送
48
份
待审核
4
份
模板数
6
套
| 发票号 | 客户 | 金额 | 日期 | 状态 |
|---|---|---|---|---|
| INV-240301 | ABC Corp | $32,400 | 2024-03-01 | ✅已发送 |
| INV-240302 | XYZ GmbH | €85,200 | 2024-03-02 | ✅已发送 |
| INV-240303 | HK Trading | HK$156,000 | 2024-03-03 | ⏳待审核 |
| INV-240304 | Smith Ltd | €12,600 | 2024-03-04 | ✅已发送 |
| INV-240305 | DEF Inc | $18,900 | 2024-03-05 | ⏳待审核 |
英文发票模板
一键生成符合欧美客户要求的标准商业发票，支持 PDF 导出和邮件发送
实施成效
财务对账时间
实施前
2 周/月
→
实施后
3 天/月
应收逾期率
实施前
32%
→
实施后
8%
货币换算错误
实施前
每月 3-5 笔
→
实施后
0 笔
单据制作效率
实施前
2 小时/单
→
实施后
8 分钟/单
以前每到月末财务部就叫苦，两个人连续加班 10 天都对不完账。现在我们账期清清楚楚，哪个客户欠多少钱、什么时候到期，系统自动提醒。上个季度我们多收回来 180 万应收款。—— 财务总监 陈女士
制造
惠州博罗精工五金制品有限公司
项目背景
该企业主要生产五金冲压件，承接东莞、深圳等地大客户订单。原先使用 Excel 管理生产计划，产线工长用手写白板记录工序进度，BOM 版本多达 5 个并行，每次大客户来验厂都因为找不到完整生产记录而尴尬。
核心问题
- 10 条产线靠白板管理，数据延迟 8+ 小时，老板无法实时看到产能利用率
- 同一个产品 BOM 存在 3 个 Excel 版本，领料经常按错版本导致返工
- 成品入库、发货全靠手记，客户问"货到哪了"每次都要打 3 个人电话
- 财务月末对账需要 5 天，大量时间花在核对生产成本与采购成本
Odoo 实施过程
第1周
需求调研 + 数据准备
梳理现有 BOM 版本，与技术部门确认标准版本，清理供应商主数据、客户主数据 1200+ 条
第2-3周
系统配置 + 流程设计
在 中配置采购审批流（三级审批）、生产工单自动下发规则、库位规划（3仓8区），设计工序报工界面
第4周
试运行 + 平行对账
生产部门双轨运行（系统+白板），每日对比偏差，发现系统配置问题实时调整，财务部门同步配置科目映射
第5周
全员培训
分 4 批次培训，工厂操作工使用平板扫码报工，业务员使用销售模块录单，财务学习凭证核查
第6周
正式切换上线
切换前完成历史数据迁移，白板彻底退出历史舞台，一心科技驻场支持 2 周
应用 Odoo 模块
业务流程总览
生产管理平台
采购管理
供应商档案管理
采购订单审批
来料质检入库
应付账款核销
BOM管理
产品BOM结构树
标准工艺路线
BOM版本管控
物料替代规则
生产工单
MRP自动运算
工单自动下发
工序派工排程
报工扫码确认
库存管理
批次序列号追踪
多仓库调拨
库存预警提醒
实时库存报表
财务管理
生产成本归集
在制品盘点
月末自动结账
财务报表输出
需求分析文档
惠州博罗精工五金制品有限公司 — 五金冲压件生产管理业务流程
编制日期：2023-07-21
| 类别 | 内容 |
|---|---|
| 需求来源 | 业务部门调研访谈 产线现场跟班观察 历史问题清单整理 |
| 核心需求 | 实时产能可视化 BOM单一版本管控 全流程批次追溯 财务成本自动核算 |
| 上线目标 | 产能利用率提升 20% BOM错误率降至 0 批次追溯 100% 覆盖 对账周期缩短至 1 天 |
Odoo 系统界面
产能利用率
87.6%
+12.3%
今日产量
2,458
件
工单完成率
92%
今日
设备OEE
85.2%
综合
| 产线 | 状态 | 进度 | 负责人 | 更新时间 |
|---|---|---|---|---|
| A线-冲压 | 生产中 | 78% | 李工 | 10:30 |
| B线-冲压 | 已完成 | 100% | 张工 | 09:15 |
| C线-焊接 | 生产中 | 65% | 王工 | 11:20 |
| D线-焊接 | 待料中 | 0% | 陈工 | - - |
| E线-组装 | 生产中 | 88% | 赵工 | 10:45 |
生产看板大屏
10 条产线实时状态，产能利用率、产量、完成率一目了然
BOM总数
156
份
有效版本
142
份
待审批
5
份
本月变更
12
次
| BOM编号 | 版本 | 状态 | 更新日期 | 负责人 |
|---|---|---|---|---|
| HX-2024-001 | V3.2 | 有效 | 2024-01-15 | 张工 |
| HX-2024-002 | V2.8 | 有效 | 2024-01-10 | 李工 |
| HX-2024-003 | V1.5 | 变更中 | 2024-01-18 | 王工 |
| HX-2024-004 | V4.0 | 有效 | 2024-01-08 | 陈工 |
| HX-2024-005 | V2.1 | 已归档 | 2023-12-20 | 赵工 |
BOM 版本管理
标准 BOM 结构树，版本变更历史完整留痕，支持变更审批流
今日报工
86
次
产出合计
3,240
件
损耗率
2.1%
今日
良品率
98.6%
今日
| 工单号 | 工序 | 产出 | 损耗 | 操作员 | 时间 |
|---|---|---|---|---|---|
| WO-0115 | 冲压→焊接 | 300 | 5 | 王工 | 10:32 |
| WO-0116 | 焊接→打磨 | 250 | 2 | 李工 | 10:45 |
| WO-0117 | 打磨→电镀 | 180 | 1 | 张工 | 11:08 |
| WO-0118 | 电镀→组装 | 420 | 8 | 陈工 | 11:20 |
| WO-0119 | 组装→包装 | 360 | 3 | 赵工 | 11:35 |
工序报工界面
平板扫码报工，投料/产出/损耗实时记录到工单
在库批次
1,247
批
本月入库
386
批
本月出库
298
批
保质预警
12
批
| 批次号 | 产品 | 状态 | 位置 | 日期 |
|---|---|---|---|---|
| PC-240115 | HX-001 | 入库 | A仓-01 | 2024-01-15 |
| PC-240114 | HX-003 | 已领料 | A线冲压 | 2024-01-14 |
| PC-240113 | HX-002 | 在制 | B线焊接 | 2024-01-13 |
| PC-240112 | HX-004 | 已入库 | C仓-05 | 2024-01-12 |
| PC-240111 | HX-001 | 已出货 | 客户-深XX | 2024-01-11 |
库存批次追踪
批次入库到出库全链路追踪，入库时间、投料工位、去向全程可查
实施成效
生产数据延迟
实施前
8+ 小时
→
实施后
实时
BOM版本错误
实施前
每月 8-12 次
→
实施后
近 0 次
月末对账时间
实施前
5 天
→
实施后
1 天
生产效率
实施前
基准
→
实施后
提升 28%
以前大客户来验厂，我们连自己的产能都说不清楚。现在他们来了，我直接打开 大屏，10 条产线实时状态一目了然，客户当场就决定把年度订单加了 30%。—— 厂长 李总
食品零售
惠州市美味轩食品有限公司
项目背景
本地知名烘焙品牌，12家门店，中央厨房统一生产配送。扩张到第8家门店后，老板发现每月原材料损耗超出预算 40%，却没人说得清楚损耗在哪一环节。同时多门店库存不联通，热销品经常缺货，滞销品在仓库过期报废。
核心问题
- 原材料损耗率高达 18%，无法追踪到具体门店或制作批次
- 12 家门店库存靠微信报备，总部无法实时了解各店备货情况
- 中央厨房生产计划拍脑袋定，经常出现大量成品过期报损
- 会员积分系统与门店 POS 不联通，顾客投诉积分对不上
Odoo 实施过程
第1-2周
中央厨房数字化
建立原材料配方BOM（精确到克），配置批次追踪和保质期管理，中央厨房每批生产扫码记录投料/产出/损耗
第3周
门店库存联通
12 家门店安装 POS，共享商品库和价格体系，门店销售实时同步到总部库存，总部可实时查看每家门店的库存水位
第3-4周
智能补货系统
根据历史销售数据设置各门店各品类的安全库存，低于阈值自动生成补货申请单，中央厨房按需生产，减少过期报损
第5周
会员系统打通
将原有会员积分数据导入 CRM，12 家门店及线上小程序统一积分池，会员消费实时累积、实时核销
应用 Odoo 模块
业务流程总览
烘焙连锁管理平台
中央厨房
配方BOM精确到克
批次扫码投料
产出损耗自动核算
保质期批次追踪
门店管理
12店库存实时同步
总部库存大屏
门店报货申请
智能补货建议
生产计划
历史销量分析
安全库存自动算
多店需求汇总
中央厨房排产单
会员营销
统一会员积分池
消费实时累积
积分实时核销
会员画像分析
数据分析
各店销售排行
损耗分析报表
滞销预警提醒
复购率趋势图
需求分析文档
惠州市美味轩食品有限公司 — 烘焙连锁企业运营流程
编制日期：2023-10-20
| 类别 | 内容 |
|---|---|
| 需求来源 | 12家门店现场走访 中央厨房生产跟班 历史损耗数据核对 会员系统数据导出 |
| 核心需求 | 批次级损耗追踪 12店库存实时可视 智能生产补货计划 全品牌统一会员积分 |
| 上线目标 | 损耗率从 18% 降至 8% 缺货率 < 5% 过期报损减少 80% 会员复购率提升至 45% |
Odoo 系统界面
今日批次
24
批
损耗率
4.2%
今日
良品率
99.1%
今日
待生产
8
批
| 批次号 | 产品 | 计划产出 | 损耗率 | 状态 |
|---|---|---|---|---|
| B-20240115-01 | 全麦吐司 | 240个 | 3.2% | 已完成 |
| B-20240115-02 | 可颂 | 180个 | 2.8% | 已完成 |
| B-20240115-03 | 丹麦卷 | 120个 | 5.1% | 生产中 |
| B-20240115-04 | 戚风蛋糕 | 96个 | - | 待生产 |
| B-20240115-05 | 法棍面包 | 200个 | - | 待生产 |
中央厨房生产看板
批次生产投料/产出/损耗实时记录，每批产品可追溯到具体工位和班组
门店总数
12
家
SKU总数
186
个
低库存预警
23
个
缺货SKU
4
个
| 门店 | 商品 | 当前库存 | 安全库存 | 状态 |
|---|---|---|---|---|
| 江北店 | 全麦吐司 | 15个 | 30个 | ⚠低于安全线 |
| 西湖店 | 可颂 | 8个 | 25个 | 🔴缺货预警 |
| 麦地店 | 法棍面包 | 32个 | 20个 | ✅正常 |
| 水口店 | 戚风蛋糕 | 12个 | 15个 | ⚠低于安全线 |
| 陈江店 | 丹麦卷 | 28个 | 18个 | ✅正常 |
多门店库存监控
12家门店库存实时同步，安全库存以下自动变色预警，一键发起补货
待确认
18
条
已确认
32
条
今日补货
286
件
自动生成
85%
占比
| 门店 | 商品 | 建议补货 | 依据 | 状态 |
|---|---|---|---|---|
| 江北店 | 全麦吐司 | 建议30 | 明日预计需求28 | 待确认 |
| 西湖店 | 可颂 | 建议25 | 明日预计需求23 | 待确认 |
| 水口店 | 戚风蛋糕 | 建议15 | 明日预计需求14 | 待确认 |
| 江北店 | 丹麦卷 | 建议20 | 明日预计需求18 | ✅已确认 |
| 西湖店 | 法棍面包 | 建议15 | 明日预计需求12 | ✅已确认 |
智能补货建议单
系统根据历史销量和安全库存自动生成补货数量，中央厨房一键确认排产
会员总数
8,642
人
本月新增
342
人
今日积分
+12,800
分
本月积分消耗
86,400
分
| 会员手机 | 消费门店 | 积分变动 | 类型 | 时间 |
|---|---|---|---|---|
| 138****6789 | 江北店 | +120分 | 消费累计 | 10:32 |
| 159****2345 | 线上小程序 | +85分 | 消费累计 | 10:45 |
| 186****9012 | 西湖店 | -500分 | 积分兑换 | 11:08 |
| 135****4567 | 麦地店 | +95分 | 消费累计 | 11:20 |
| 158****7890 | 水口店 | +150分 | 消费累计 | 11:35 |
统一会员积分管理
12家门店+线上小程序统一积分池，消费实时累积，积分变动全程留痕
实施成效
原材料损耗率
实施前
18%
→
实施后
7%
门店缺货率
实施前
22%
→
实施后
4%
成品过期报损
实施前
月均 8000 元
→
实施后
月均 1200 元
会员复购率
实施前
31%
→
实施后
48%
实施前我们每个月光原材料损耗就白白损失三四万，但就是找不到原因在哪。上线 两个月后，我们把损耗追踪到具体工位，发现是其中一个工位的操作规范问题，培训后立竿见影降下来了。—— 运营总监 张总
工程
龙门县艺林建筑装饰工程公司
项目背景
主营室内外装饰工程，同时承接 10-20 个工地项目。最大的痛点是每个项目都超预算，老板做了 5 年工程，却不知道哪个项目在亏钱，哪个项目在赚钱，只能等年末看财务报告，发现已经亏了几十万。
核心问题
- 15 个工地同时施工，材料调拨全靠项目经理电话协调，漏洞百出
- 分包商结算缺乏数据支撑，双方扯皮，每个项目平均多支付 3-5% 的"扯皮费"
- 项目报价经验主义，实际成本经常比报价高出 15-20%
- 项目进度只有项目经理知道，公司总部无法实时掌控
Odoo 实施过程
第1-2周
项目成本体系搭建
为每个工程项目建立独立成本中心，配置成本类目（人工/材料/机械/分包），设定预算基线
第2-4周
材料调拨流程上线
所有工地材料申请、调拨、入库、使用全部通过系统记录，项目经理用手机 APP 实时提交，仓管扫码确认
第4-5周
分包管理模块
分包合同录入系统，每次验工计价依据系统记录的完成工程量生成，双方在系统内确认签字，杜绝口头约定
第6周
项目看板 + 预警配置
老板手机端可实时查看所有项目进度、成本燃烧率，成本超预算 80% 时系统自动预警
第7周
历史项目数据分析
导入近 3 年历史项目数据，运行成本分析报表，找出历史报价偏差规律，建立新的报价模型
应用 Odoo 模块
业务流程总览
工程项目管理平台
项目立项
成本中心建立
预算基线设定
成本类目配置
负责人权限分配
材料管理
总仓库存管理
工地申请调拨
手机APP提交
仓管扫码确认
分包管理
分包合同录入
验工计价登记
双方系统签字
结算单自动生成
成本管控
预算vs实际对比
成本燃烧率看板
超支80%预警
利润实时计算
决策分析
项目进度总览
项目经理排名
历史报价参照
新项目报价模型
需求分析文档
龙门县艺林建筑装饰工程公司 — 工程项目全流程管控
编制日期：2024-04-20
| 类别 | 内容 |
|---|---|
| 需求来源 | 5年项目历史数据分析 项目经理访谈 15个工地现场调研 财务成本核算梳理 |
| 核心需求 | 15个工地材料全程追踪 分包结算有据可依 成本超支实时预警 老板随时手机看项目 |
| 上线目标 | 项目超支率 < 5% 分包争议归零 报价准确率 > 90% 老板实时掌控所有项目 |
Odoo 系统界面
在建项目
15
个
预算总额
¥4,280万
合计
已发生成本
¥3,156万
73.7%
超预算预警
2
个项目
| 项目名称 | 预算总额 | 已发生成本 | 燃烧率 | 状态 |
|---|---|---|---|---|
| 万科翡翠湾 | ¥580万 | ¥425万 | 73.3% | ✅正常 |
| 碧桂园天誉 | ¥320万 | ¥288万 | 90% | ⚠预警 |
| 恒大御景 | ¥450万 | ¥396万 | 88% | ⚠预警 |
| 保利中央 | ¥280万 | ¥168万 | 60% | ✅正常 |
| 中海锦城 | ¥360万 | ¥194万 | 53.9% | ✅正常 |
项目成本看板
15个在建项目成本燃烧率实时展示，超预算自动预警，老板手机端随时查看
待审批
6
条
今日调拨
12
条
本月调拨额
¥186万
合计
在途材料
8
批
| 调拨单号 | 项目工地 | 材料 | 金额 | 状态 |
|---|---|---|---|---|
| TL-20240601 | 万科翡翠湾 | 水泥 50吨 | ¥2.5万 | ✅已签收 |
| TL-20240602 | 碧桂园天誉 | 钢筋 20吨 | ¥9.8万 | 📦运输中 |
| TL-20240603 | 恒大御景 | 瓷砖 800m² | ¥4.2万 | ⏳待审批 |
| TL-20240604 | 保利中央 | 乳胶漆 200桶 | ¥3.6万 | ✅已签收 |
| TL-20240605 | 中海锦城 | 电线 5000m | ¥2.8万 | ⏳待审批 |
材料调拨记录
工地申请→总仓审批→出库扫码→工地签收全链路记录，材料去向一目了然
分包商
28
家
本月验工
42
次
待确认
5
次
本月结算
¥328万
合计
| 计价单号 | 分包商 | 工程内容 | 金额 | 状态 |
|---|---|---|---|---|
| YG-20240601 | 张氏水电 | 万科翡翠湾水电 | ¥18.5万 | ✅已签字 |
| YG-20240602 | 李氏泥水 | 碧桂园天誉砌墙 | ¥32万 | ⏳待确认 |
| YG-20240603 | 王氏油漆 | 恒大御景刷漆 | ¥12.8万 | ⏳待确认 |
| YG-20240604 | 陈氏木工 | 保利中央吊顶 | ¥22万 | ✅已签字 |
| YG-20240605 | 赵氏安装 | 中海锦城门窗 | ¥15.6万 | ✅已签字 |
分包验工计价
每次验工拍照留存，工程量系统记录，分包商在系统内确认签字，结算有据可查
历史项目
87
个
参考均价
¥1,280/m²
装修
报价偏差
7.2%
平均
中标率
62%
近一年
| 项目类型 | 历史均价 | 本次报价 | 偏差 | 评估 |
|---|---|---|---|---|
| 住宅精装 | ¥1,180/m² | ¥1,320/m² | +11.9% | 偏差偏大 |
| 别墅装修 | ¥2,450/m² | ¥2,380/m² | -2.9% | 较准确 |
| 商铺简装 | ¥680/m² | ¥720/m² | +5.9% | 基本准确 |
| 办公室装修 | ¥950/m² | ¥890/m² | -6.3% | 较准确 |
| 酒店精装 | ¥1,850/m² | ¥2,100/m² | +13.5% | 偏差偏大 |
历史报价分析
近3年项目成本拆解参照，新项目报价自动带出历史参考价，减少经验主义偏差
实施成效
项目成本超支率
实施前
平均超支 18%
→
实施后
控制在 3% 以内
分包结算争议
实施前
每项目平均 3-4 次
→
实施后
近 0 次
报价准确率
实施前
72%
→
实施后
93%
老板决策时效
实施前
月末看报告
→
实施后
随时手机查看
以前做工程靠感觉，年末才知道亏了还是赚了。现在每个项目的成本燃烧速度我手机里随时看得到，哪个项目超了 10% 系统马上给我发预警，我还有时间去补救。去年利润同比增长了 40%。—— 总经理 王总
服务
惠州市智通门控科技有限公司
项目背景
为工业园区内企业提供设备维保服务，签约客户 200 余家，维保设备超 3000 台。规模扩大后，工单分配靠早会口头安排，技术员用纸质表单记录维修记录，客户打电话来问"工程师到了没"，前台完全答不上来，客诉率持续上升。
核心问题
- 工单靠纸质派发，技术员外出后总部无法知道工单进展
- 设备维保历史记录散落在技术员个人手写本，人员离职后知识全部流失
- 3000 台设备的定期保养计划人工排期，经常漏发，导致设备故障
- 合同工时计费缺乏系统支撑，部分客户拒绝付款，双方争议不断
Odoo 实施过程
第1-2周
设备台账建立
3000+ 台设备信息全部录入系统（品牌、型号、安装位置、保修期、维保合同），生成设备二维码
第2-3周
工单系统上线
客户报修通过微信小程序或电话提交，系统按技术员技能、位置自动分配工单，技术员手机 APP 接单并实时更新进度
第3-4周
预防性保养计划
为每类设备配置保养周期（月度/季度/年度），系统自动提前 7 天生成保养工单，确保不漏保
第4-5周
工时合同计费联通
工时记录与维保合同自动核对，超出合同工时自动生成费用账单，客户可在小程序内查看服务记录并确认签字
应用 Odoo 模块
业务流程总览
设备维保服务平台
设备台账
设备二维码
品牌型号参数
安装位置记录
维保合同绑定
工单管理
多渠道报修入口
智能自动派工
技术员APP接单
进度实时同步
维修执行
扫码开始作业
故障描述记录
更换配件登记
完工拍照留痕
预防保养
设备分类周期
自动生成保养单
提前7天预警
保养完成确认
合同计费
工时自动统计
合同额度核对
超工时自动计费
客户签字确认
需求分析文档
惠州市智通门控科技有限公司 — 设备维保服务全流程
编制日期：2023-11-20
| 类别 | 内容 |
|---|---|
| 需求来源 | 技术员工作流程跟班 200家客户合同整理 3000台设备台账建立 历史工单数据统计 |
| 核心需求 | 设备维保历史永久留存 工单实时可视可控 定期保养不漏发 工时计费有据可依 |
| 上线目标 | 响应时间 < 1 小时 漏保率 < 1% 计费争议归零 客户满意度 > 4.5 分 |
Odoo 系统界面
设备总数
3,247
台
在线运行
2,891
台
维修中
56
台
待保养
128
台
| 设备编号 | 设备名称 | 安装位置 | 状态 | 维保概况 |
|---|---|---|---|---|
| EQ-0001 | CNC加工中心 | A1车间-01号位 | 运行中 | 3年/14次维修 |
| EQ-0002 | 数控车床 | A2车间-03号位 | 维修中 | 5年/22次维修 |
| EQ-0003 | 注塑机 | B1车间-02号位 | 运行中 | 2年/8次维修 |
| EQ-0004 | 冲压机 | B2车间-01号位 | 运行中 | 4年/18次维修 |
| EQ-0005 | 激光切割机 | C1车间-05号位 | 待保养 | 3年/12次维修 |
设备二维码台账
每台设备唯一二维码，扫码查看设备"病历本"，3年维修历史、更换配件、保养记录全在这
今日工单
38
单
待派单
6
单
进行中
18
单
已完成
14
单
| 工单号 | 设备 | 故障描述 | 状态 | 技术员 |
|---|---|---|---|---|
| WO-0115 | EQ-0002 数控车床 | 主轴异响 | 进行中 | 李工 |
| WO-0116 | EQ-0015 空压机 | 漏气 | 进行中 | 王工 |
| WO-0117 | EQ-0042 叉车 | 液压故障 | 待派单 | - - |
| WO-0118 | EQ-0008 焊机 | 不出弧 | 已完成 | 张工 |
| WO-0119 | EQ-0023 冷水机 | 不制冷 | 🔴SLA超时 | 陈工 |
工单实时监控大屏
全部在途工单状态一目了然，待派单/已派单/进行中/已完成分级展示，SLA超时自动变色
设备总数
3,247
台
本月应保
486
台
已完成
412
台
逾期未保
3
台
| 设备编号 | 设备名称 | 保养类型 | 下次保养 | 状态 |
|---|---|---|---|---|
| EQ-0005 | 激光切割机 | 月度保养 | 2024-01-22 | ⚠即将到期 |
| EQ-0012 | 液压机 | 季度保养 | 2024-01-25 | ✅正常 |
| EQ-0018 | 电火花机 | 月度保养 | 2024-01-20 | 🔴逾期 |
| EQ-0026 | 铣床 | 年度保养 | 2024-02-01 | ✅正常 |
| EQ-0031 | 磨床 | 月度保养 | 2024-01-28 | ✅正常 |
预防保养计划看板
3000台设备按月/季/年分类展示，下次保养日期自动计算，到期前7天自动生成工单
本月工时
1,280
小时
合同覆盖率
94%
占比
超额工时
32
小时
待确认账单
8
份
| 工单号 | 客户 | 工时 | 合同类型 | 状态 |
|---|---|---|---|---|
| WO-0110 | 华星电子 | 4.5小时 | 月度合同 | ✅已确认 |
| WO-0112 | 德赛电池 | 6小时 | 年度合同 | ✅已确认 |
| WO-0113 | TCL电子 | 8小时 | 年度合同 | ⚠超额2h |
| WO-0114 | 亿纬锂能 | 3小时 | 月度合同 | ⏳待确认 |
| WO-0115 | 华星电子 | 5小时 | 月度合同 | ⏳待确认 |
工时与合同计费
每次服务完工后工时自动记录，与维保合同额度实时比对，超额自动提示，账单一键生成客户确认
实施成效
工单响应时间
实施前
平均 4.2 小时
→
实施后
平均 42 分钟
设备漏保率
实施前
月均 15%
→
实施后
0.2%
工时计费争议
实施前
每月 8-12 件
→
实施后
每月 0-1 件
客户满意度
实施前
3.6/5 分
→
实施后
4.7/5 分
最让我头疼的是技术员离职就带走了所有设备的维修历史，新人来了等于从零开始。现在每台设备有自己的"病历本"在系统里，设备扫一下二维码，这台机器三年来修过几次、换过什么零件，全都有。—— 服务总监 刘总